Kaip sumažinti praleistus užsakymus grožio salone su automatiniais priminimais?

Ar kada nors teko susidurti su situacija, kai klientas nepasirodo nustatytu laiku, o Jūsų meistras lieka laukti tuščiai? Galbūt tai net ne vienas klientas per mėnesį, o keli per savaitę? Tokios situacijos tikrai nėra retos grožio salonuose, kirpyklose ar kitose grožio industrijos verslo įstaigose. Deja, šie „nepasirodymai“ ar pavėlavimai gali brangiai kainuoti tiek pelno prasme, tiek trukdyti sklandžiai darbo organizacijai.

Laimei, šiandien egzistuoja patikimas būdas ženkliai sumažinti pamirštus ar praleistus vizitus – automatiniai SMS ir el. pašto priminimai. Šiame straipsnyje aptarsime, kodėl tiek daug klientų pamiršta registracijas, kokios to pasekmės grožio salonui bei kaip moderni grožio salono rezervavimo sistema gali pagelbėti pritraukiant daugiau lojalių klientų ir užtikrinant sklandų salono darbą.

Kodėl klientai pamiršta vizitus ir kokia to kaina?

Klientų pamirštos registracijos priežastys

Įsivaizduokite, kad esate grožio salono klientas: Jūs turite darbą, šeimą, begalę kitų užsiėmimų. Vieną savaitgalį nusprendėte užsirašyti į plaukų kirpimą, vėliau sužinojote apie būsimą vakarėlį, dar vėliau – prisiminėte, kad laukia kelionė, o galiausiai visiškai „išgaravo“ mintis apie užsakytą grožio procedūrą. Savaitė bėga greitai, ir tik praėjus kelioms dienoms po rezervuotos datos suvokiate, kad neatvykote…

Tokios istorijos kartojasi dėl daugybės priežasčių:

• Kliento dienotvarkė perpildyta, o grožio procedūrų rezervacija – toli ne pirmoje sąrašo vietoje.
• Klientas gavo priminimą pernelyg anksti (arba išvis jo negavo) ir jis spėjo pamiršti užsakytą laiką.
• Dėl informacijos pertekliaus: vartotojai gauna galybę el. laiškų ir kitų pranešimų kasdien, tad rankiniu būdu siųsta žinutė gali paprasčiausiai pasimesti.

Neigiamas poveikis salonui

Kiekvienas neatvykęs klientas reiškia:

• Prarastas pelnas. Kirpėjui ar kosmetologei, o galbūt manikiūro meistrui, sugaištas laikas negeneruoja pajamų.
• Sutrikusi darbo tvarka. Jei salonas ruošėsi konkrečiam klientui (pavyzdžiui, paruošė priemones, užblokavo paslaugų laiką), tačiau šis nepasirodo, kyla sumaištis ir trikdomas bendras darbo grafikas.
• Nepatogūs perskirstymai. Reikia greitai ieškoti, kaip užpildyti atsiradusią laiko „spragą“ – gal skambinti kitiems klientams, ar tiesiog laukti, kol atsiras atsitiktinis norintis.

Galiausiai, kai vienas ar keli klientai praleidžia registraciją, kenčia ne tik salono pajamos, bet ir darbuotojų motyvacija. Natūralu, kad meistrams kyla nusivylimas, jog jų laikas nėra tinkamai vertinamas.

Alternatyva: rankinis priminimas – išeitis ar papildomas krūvis?

Vis dar daug grožio salonų taiko paprastą metodą: dieną prieš vizitą (ar tą pačią dieną) administratorė arba meistras skambina užsiregistravusiam klientui ir patikrina, ar šis ketina atvykti. Tokiu būdu galima anksti sužinoti, ar klientas nepamiršo, gal jam reikia perkelti laiką. Tačiau ši sistema kelia nemažai iššūkių:

• Laiko sąnaudos. Darbuotojas, užuot dirbęs su klientu ar planavęs kitus darbus, turi skambinti, rašyti žinutes ar laiškus. Kuo didesnis salonas ir kuo daugiau klientų, tuo daugiau administracinio darbo atsiranda.
• Žmogiškasis faktorius. Kartais pamirštama paskambinti ar parašyti el. laišką. Arba laiškas išsiunčiamas ne tuo adresu, o žinutė – ne tuo numeriu.
• Ne vienas salonas turi tvarkyti krūvas rezervacijų. Ypač jei tai populiarus salonas ar tinklas su keliais filialais, sekti visus užsakymus tampa be galo sudėtinga.

Trumpai tariant, rankinis priminimų siuntimas tik iš dalies sprendžia problemą, tačiau taip pat sukelia papildomą administracinę naštą.

 Automatiniai SMS priminimai grožio salonui: kaip tai veikia?

Tinkamiausias laikas priminti klientui

Šiandien modernios technologijos leidžia valdyti įvairias užduotis automatiškai: nuo buhalterijos iki darbuotojų grafiko planavimo. Ne išimtis ir klientų priminimai apie artėjančius apsilankymus. Pasirinkus automatizuotus sprendimus, SMS priminimai grožio salonui gali būti išsiunčiami klientams būtent tada, kada labiausiai reikia.

Dažniausiai pasirenkamas intervalas:

• 24 valandos prieš vizitą: priminimas, suteikiantis klientui laiko persvarstyti ir, jei reikia, pakeisti laiką.
• 1 valanda prieš vizitą: papildomas greitas pranešimas, kuris primena, kad laikas atvykti jau labai arti.

Tokiu būdu gerokai sumažėja tikimybė, jog klientas pamirš apsilankymą. Be to, jei jis vis dėlto negalės atvykti, jis gali greitai pranešti apie atšaukimą, suteikdamas salonui progą bent šiek tiek persiorganizuoti.

El. pašto ir SMS derinimas

Ne visi klientai vienodai dažnai tikrina el. paštą, tad gera praktika yra derinti tiek el. pašto, tiek SMS žinutes. El. paštas puikiai tinka platesniam informacijos pateikimui (pavyzdžiui, paruoštiems pasiūlymams, naujienlaiškiui, nuotraukoms), o SMS – momentiniam, trumpam pranešimui. Tiesa, jeigu Jūsų salono klientų bazėje yra žmonių, kurie mieliau gautų laišką, svarbu leisti jiems patiems pasirinkti norimą priminimo būdą. Tokiu būdu parodysite rūpestį ir lankstumą.

Papildomas pranašumas: gimtadienio sveikinimai ir nuolaidų kuponai

Šiuolaikinė kirpyklos rezervavimo sistema ar bendra grožio salonų klientų rezervacijos sistema gali ne tik siųsti priminimus, bet ir identifikuoti klientų gimtadienius. Įsivaizduokite, kad Jūsų lojalus klientas sulaukia automatinio sveikinimo su jam aktualiu specialiu pasiūlymu arba nuolaidų kuponu. Tai – paprasta, bet labai efektyvi priemonė skatinti klientą sugrįžti ir dovanoti jam gerą emociją.

Kelios priežastys, kodėl šis funkcionalumas veikia:

• Emocinis ryšys: klientui malonu gauti asmeninį sveikinimą.
• Paskatinimas sugrįžti: gimtadienio proga daug kas nori pasilepinti – nauja šukuosena, manikiūru ar veido procedūra.
• Ilgalaikė lojalumo strategija: jei klientas vertina Jūsų saloną už kokybę ir jaukumą, paprastas gimtadienio sveikinimas gali dar labiau išlaikyti jį kaip ištikimą lankytoją.

Atšauktų užsakymų perkėlimas su „Drag & Drop“

Nei vienas salonas nėra apsaugotas nuo netikėtų atšaukimų. Kartais klientas turi perkelti vizitą dėl ligos, darbo reikalų ar asmeninių priežasčių. Jei naudojate tradicinį popierinį kalendorių, norint atlaisvintą laiką perkelti kitam klientui, tenka trinti, rašyti iš naujo ar netgi stumdyti kitų klientų rezervacijas.

Tačiau šiuolaikinė grožio salono rezervavimo sistema Serve.lt siūlo kur kas paprastesnę išeitį: tiesiog atverkite kalendorių ekrane, pasirinkite atšauktą užsakymą ir „nutempkite“ jį į kitą laiką („Drag & Drop“ funkcija). Visa sistema iškart atsinaujina, todėl matote tikslų laisvų ir užimtų laikų grafiką realiu laiku. Tai padeda išvengti klaidų bei sutaupo laiko, kurį anksčiau teko skirti rankiniam tvarkaraščio taisymui.

Serve.lt sprendimai: paprastas kelias į efektyvesnį saloną

Siekiant supaprastinti visus šiuos rezervavimo, priminimo ir valdymo aspektus, verta pasidomėti rinkoje esančiais sprendimais. Serve.lt – viena iš platformų, galinčių pasiūlyti išsamų rezervavimo funkcionalumą, apimantį:

• Automatinius SMS ir el. pašto priminimus. Galite nustatyti, kad klientas gautų žinutes tiek prieš dieną, tiek valandą iki vizito.
• „Drag & Drop“ tvarkaraštį. Paprastas grafikų valdymas, leidžiantis greitai koreguoti rezervacijas kilus netikėtumams.
• Gimtadienio sveikinimus ir kitus reklaminius pranešimus (pvz., pasiūlymus pagal kliento istoriją).
• Centralizuotą duomenų bazę. Galimybę stebėti klientų istoriją, planuotis akcijas, analizuoti populiariausias paslaugas.
• Universalumą. Tinka ne tik grožio salonui, bet ir kirpyklai, manikiūro studijai, SPA centrui ar tatuiruočių salonui.

Be to, tokia sistema dažnai veikia debesų technologijų pagrindu, tad galite pasiekti savo grožio salono rezervacijas iš bet kurios vietos, kur turite interneto ryšį. Pavyzdžiui, namuose ar atostogaudami.

Konkrečios naudos grožio salonui

Įsidiegus automatizuotą rezervavimo sistemą su priminimais, naudos pastebėti ilgai neteks laukti. Štai kelios sritys, kuriose plika akimi matomi teigiami pokyčiai:

Mažiau neatvykstančių klientų

Akivaizdžiausia nauda – klientai dažniau ateina, nes gaunami priminimai neleis pamiršti suplanuoto vizito. Net jei dalis žmonių visgi negalės atvykti, jie anksčiau informuos apie tai saloną, suteikdami laiko pakeisti planus.

Padidėjusi pajamų apimtis

Kai sumažėja praleistų vizitų, meistrai dirba efektyviau, užpildomas visas darbotvarkės laikas, tad natūraliai kyla ir salono pajamos. Be to, išaugus klientų pasitenkinimui, padidėja galimybė gauti daugiau naujų užsakymų iš rekomendacijų.

Laiko taupymas administracijai

Automatiniai priminimai bei išmanus rezervavimo kalendorius atlaisvina administratorių rankas nuo rutininio darbo. Tada jie gali sutelkti dėmesį į klientų aptarnavimą, salono įvaizdžio tobulinimą ar kitus svarbius uždavinius.

Lojalūs klientai ir geri atsiliepimai

Kai grožio salonas aktyviai (bet neerzinančiai) komunikuoja su klientais, siūlo jiems aktualias akcijas, pasveikina gimtadienio proga – tampa artimu ir mėgstamu pasirinkimu. Lojalumas gimsta iš pasitikėjimo ir jausmo, kad klientui nuoširdžiai rūpima.

Praktiniai patarimai, kaip pradėti

Svarstote, ar verta investuoti į naują grožio salonų klientų rezervacijos sistemą? Pateikiame keletą patarimų, padėsiančių priimti teisingus sprendimus:

1. Įvertinkite dabartinę situaciją
   Pabandykite paskaičiuoti, kiek praleistų vizitų vidutiniškai turite per savaitę ar mėnesį. Kokių nuostolių tai sukelia? Kiek laiko reikia rankiniams priminimams? Tokia analizė padės suprasti, kiek galite sutaupyti laiko ir pinigų investuodami į sistemą.
2. Palyginkite skirtingus rezervavimo sprendimus
   Rinkoje yra įvairių sprendimų, kuriuos galite rinktis: nuo vietinių programų iki debesų technologijomis grįstų sistemų. Svarbu atkreipti dėmesį į funkcijų rinkinį, paprastumą naudotis, sistemos išvaizdą ir galimas integracijas (pvz., su Jūsų buhalterine programa).
3. Ištestuokite demonstracinę versiją
   Daugelis sistemų siūlo nemokamas bandomąsias versijas – tai puiki galimybė pamatyti, ar sistema atitinka Jūsų salono poreikius. Pavyzdžiui, išbandykite Serve.lt ir patikrinkite, ar valdymas aiškus, ar SMS priminimai grožio salonui veikia taip, kaip tikitės.
4. Paruoškite komandą
   Kiekvieną naują įrankį reikia supažindinti su tais, kurie juo naudosis kasdien. Jeigu Jūsų salone dirba keli kirpėjai, kosmetologai ar administratoriai, skirkite laiko mokymams ir parodykite, kaip naudotis sistema, kas yra svarbiausia.
5. Bendraukite su klientais
   Kai tik pradedate naudoti automatinius priminimus, informuokite klientus, kad jie gaus SMS arba el. laišką prieš vizitą. Paaiškinkite, jog tai darote dėl jų patogumo – jie noriai sutiks, jeigu matys naudą.
6. Stebėkite rezultatus ir koreguokite strategiją
   Praėjus keliems mėnesiams, išanalizuokite, kaip sumažėjo praleistų užsakymų skaičius, ar efektyvūs buvo gimtadienio sveikinimai su nuolaidų kuponais. Pagal gautus duomenis priimkite sprendimus: galbūt verta siųsti priminimus anksčiau arba vėliau, ar siūlyti didesnę nuolaidą gimtadienio proga.

Tvari nauda ilguoju laikotarpiu

Automatinė grožio salono rezervavimo sistema su integruotais SMS priminimais duoda ne tik trumpalaikę, bet ir ilgalaikę naudą. Kai klientai pripranta prie to, kad Jūsų salonas „visada primena“ apie vizitą, jie tampa mažiau linkę praleisti susitikimus. Tai sukuria įprotį, kad rezervacijos – rimtas įsipareigojimas.

Be to, tokia sistema leidžia kaupti vertingą informaciją apie klientų elgseną: kurie laikai populiariausi, kokias paslaugas klientai renkasi dažniausiai, kokie specialistai susilaukia daugiausiai pakartotinių vizitų. Šiuos duomenis galima išnaudoti planuojant tolesnę salono plėtrą arba atnaujinant paslaugų asortimentą.

Technologijos, skirtos darbui su žmonėmis

Grožio salonas visada bus verslas, paremtas žmonių santykiais: meistras su klientu, administracija su tiekėjais, klientų tarpusavio rekomendacijos. Tačiau technologijos gali veikti kaip sumanus pagalbininkas, padedantis suvaldyti kasdienius procesus ir užkirsti kelią pamirštiems vizitams.

Taigi, jei dar nesinaudojate tokia sistema, metas apsvarstyti, kaip grožio salono rezervavimo sistema ar kirpyklos rezervavimo sistema galėtų tapti Jūsų patikimu partneriu. Išbandykite sprendimus, pavyzdžiui, ilgametę patirtį turinčius Serve.lt, ir jau netrukus pastebėsite, kad žymiai sumažės ne tik neatvykstančių klientų, bet ir administracinių rūpesčių.